Software-ul neutilizat este una dintre cele mai ușor de ignorat surse de costuri în firmele care investesc în marketing digital, SEO, publicitate online și instrumente pentru operațiuni. O companie poate plăti lunar pentru licențe inactive, conturi duplicate și funcții pe care nimeni nu le folosește, fără ca aceste sume să apară separat în buget. Controlul abonamentelor, măsurarea utilizării și o regulă clară de reînnoire reduc risipa fără să blocheze activitatea echipelor.

În ecosistemul mai larg al ghidului nostru despre tehnologie pentru afaceri, această subtemă contează deoarece software-ul nu generează costuri doar prin prețul abonamentului. Costul real include implementarea, integrarea, instruirea, migrarea datelor, timpul de administrare și ieșirea din contract.

De ce se adună atât de repede costurile software neutilizat?

Costurile cresc atunci când achizițiile se fac separat, fără un inventar central și fără un responsabil pentru ciclul de viață al fiecărei aplicații. Un instrument cumpărat pentru un proiect temporar poate rămâne activ 2 ani după încheierea proiectului. În paralel, un departament poate cumpăra o aplicație care oferă aceleași funcții ca o platformă deja plătită de companie.

Datele publice confirmă amploarea problemei, chiar dacă procentele diferă în funcție de definiția „neutilizat”. Raportul State of ITAM 2024, publicat de Flexera, indică faptul că organizațiile estimează că aproximativ un sfert din cheltuielile SaaS se risipesc. Rapoarte de management SaaS publicate de Zylo și Productiv în 2024 arată, de asemenea, că utilizarea licențelor variază puternic între aplicații și că o parte relevantă a conturilor plătite rămâne inactivă.

Aceste procente nu trebuie aplicate automat bugetului unei firme. Ele sunt repere pentru un audit. Dacă o companie plătește 5.000 de lei pe lună pentru software și identifică o risipă de 20%, costul evitabil este de aproximativ 12.000 de lei pe an. Calculul este simplu: 5.000 × 12 × 20%.

Cum identifici licențele și abonamentele care nu mai produc valoare?

Începe cu un registru unic al aplicațiilor, nu cu verificarea facturilor una câte una. Registrul trebuie să lege fiecare produs de proprietar, departament, numărul de licențe, cost, termen de reînnoire și date de utilizare.

1. Centralizează plățile. Verifică extrasele bancare, facturile, plățile recurente și conturile de aplicații. Include și abonamentele plătite de angajați, dar decontate ulterior.
2. Notează utilizarea reală. Pentru fiecare instrument, înregistrează utilizatorii activi în ultimele 30, 60 și 90 de zile, frecvența conectărilor și funcțiile folosite.
3. Compară licențele cu echipa actuală. Plecările, schimbările de rol și proiectele închise lasă frecvent conturi active fără un beneficiar clar.
4. Caută suprapunerile. Un software de proiecte, un CRM, o platformă de automatizare și un instrument de colaborare pot conține funcții similare, chiar dacă sunt comercializate pentru scopuri diferite.
5. Verifică termenii contractuali. Uită-te la data de reînnoire automată, perioada minimă, pragurile de utilizare, costul de eliminare a licențelor și condițiile de export al datelor.

Nu anula automat un instrument cu utilizare redusă. Un software folosit o dată pe lună poate fi critic pentru contabilitate, securitate, raportare sau continuitatea operațională. Decizia trebuie să combine datele de utilizare cu riscul de a pierde o funcție necesară.

Ce costuri ascunse trebuie incluse în calcul?

Prețul afișat pe pagina furnizorului reprezintă doar prima componentă. Costul total de deținere trebuie să includă cel puțin abonamentul, implementarea, integrarea cu alte sisteme, administrarea și timpul angajaților.

De exemplu, o platformă de 1.000 de lei pe lună costă 12.000 de lei pe an înainte de configurare. Dacă un specialist petrece 10 ore pentru implementare și apoi 2 ore pe lună pentru administrare, trebuie adăugat timpul de lucru aferent. Dacă platforma cere un conector separat pentru CRM sau contabilitate, acel cost trebuie trecut în același registru.

În marketing digital, analiza trebuie să includă și riscul de fragmentare a datelor. Un instrument de SEO, unul de analiză web și unul de publicitate online pot produce rapoarte care nu folosesc aceeași atribuire. Echipa ajunge să exporte manual datele, iar orele pierdute devin un cost operațional. Un software mai ieftin nu este neapărat mai eficient dacă mărește timpul necesar pentru raportare.

Standardul ISO/IEC 19770-1 descrie practicile de management al activelor software și oferă un cadru pentru inventariere, control și guvernanță. Pentru firmele mai mici, nu este necesară implementarea unui program complex. Principiile pot fi aplicate într-un tabel controlat, cu proprietari clari și verificări periodice.

Cum construiești un proces de control fără să încetinești echipa?

Un proces funcționează atunci când responsabilitatea nu rămâne „a tuturor”, adică a nimănui. Desemnează un proprietar pentru portofoliul software, iar fiecare aplicație trebuie să aibă un responsabil de business și unul tehnic, dacă există integrații sau date sensibile.

Folosește un ciclu de verificare proporțional cu riscul:

• lunar, verifică plățile noi, conturile inactive și reînnoirile apropiate;
• trimestrial, compară utilizarea, costul pe utilizator activ și funcțiile folosite;
• anual, revizuiește portofoliul, contractele, securitatea și alternativele disponibile.

Înainte de orice achiziție nouă, cere 5 răspunsuri: ce problemă rezolvă produsul, cine îl va utiliza, ce instrument existent poate fi retras, cum se exportă datele și ce se întâmplă la anulare. Pentru aplicațiile care procesează date despre clienți sau angajați, adaugă verificarea GDPR, a permisiunilor și a politicii de retenție.

Nu impune o regulă rigidă de aprobare pentru orice abonament de valoare mică. Stabilește praguri. De exemplu, achizițiile sub un anumit nivel pot fi aprobate de managerul departamentului, iar contractele anuale, integrările și aplicațiile care prelucrează date personale trebuie evaluate de financiar și IT.

Ce indicatori arată că ai redus risipa?

Economia lunară nu este singurul indicator. Un control bun trebuie să arate dacă firma cumpără mai puține licențe inutile și dacă echipele lucrează mai coerent.

• costul lunar per utilizator activ;
• procentul licențelor fără activitate în ultimele 90 de zile;
• numărul de aplicații care se suprapun funcțional;
• valoarea contractelor reînnoite după o evaluare documentată;
• timpul necesar pentru consolidarea rapoartelor de marketing, SEO și publicitate online;
• numărul de aplicații fără proprietar sau fără termen de revizuire.

Un caz simplu arată cum se măsoară efectul: o firmă cu 40 de licențe la 150 de lei pe lună plătește 6.000 de lei lunar. Dacă 8 conturi nu au fost folosite în 90 de zile, reducerea sau realocarea lor poate elibera 1.200 de lei pe lună, adică 14.400 de lei pe an, dacă furnizorul permite ajustarea numărului de licențe.

Economiile trebuie confirmate după 3 luni. Dacă echipa cumpără alte aplicații pentru aceleași funcții, costul revine sub altă formă. De aceea, inventarul, aprobarea și analiza de utilizare trebuie tratate ca un proces continuu, nu ca o acțiune singulară de tăiere a abonamentelor.

Ce greșeli merită evitate?

Prima greșeală este anularea fără export de date și fără plan de tranziție. A doua este măsurarea doar a conectărilor, deși valoarea poate apărea în rapoarte generate automat sau în integrări care rulează fără intervenție umană. A treia este negocierea prețului înainte de înțelegerea utilizării: o reducere de 15% nu compensează 40% din licențe rămase inactive.

O altă eroare este păstrarea mai multor instrumente pentru că fiecare departament își urmărește propriul buget. Costul total aparține companiei, nu departamentului care aprobă factura. Un registru comun și un calendar de reînnoire scad acest risc fără să elimine autonomia echipelor.

Controlul software-ului nu înseamnă să cumperi cât mai puțin. Înseamnă să păstrezi aplicațiile pe care oamenii le folosesc, să înțelegi costul complet și să poți demonstra de ce fiecare abonament rămâne activ.

Întrebări frecvente

Cum identific software-ul neutilizat?

Centralizează facturile și conturile, apoi verifică utilizatorii activi în ultimele 30, 60 și 90 de zile. Compară datele cu rolurile actuale și funcțiile folosite.

Ce costuri software sunt cel mai des ignorate?

Pe lângă abonament, firmele ignoră frecvent implementarea, integrarea, administrarea, instruirea, migrarea datelor și costul de ieșire din contract.

Cât de des trebuie revizuite abonamentele software?

Plățile și reînnoirile apropiate se verifică lunar, utilizarea se analizează trimestrial, iar întregul portofoliu se reevaluează anual.

Este sigur să anulezi o licență fără activitate în ultimele 90 de zile?

Nu întotdeauna. Verifică dacă licența susține o integrare, un raport automat, o obligație legală sau o activitate critică înainte de anulare.